Résonance Locative

Loyers, incidents et pilotage

Assurances et obligations administratives : le calendrier du bailleur

Une attestation d’assurance expirée, une révision de loyer oubliée, une déclaration déposée en retard : aucune de ces échéances n’est difficile, toutes sont faciles à laisser filer quand elles ne sont écrites nulle part. Voici le calendrier d’un bailleur, par type d’échéance, et la façon de ne plus les porter de tête.

Par Résonance LocativePublié le 8 min de lecture

Une maison miniature au centre de douze portes dorées en cercle, entourée d’une clé, d’un détecteur de fumée et des quatre saisons

Réponse rapide

Le calendrier d’un bailleur se compose d’échéances propres à chaque bail (révision du loyer, régularisation des charges, attestation d’assurance du locataire, diagnostics, fin de bail), d’échéances annuelles communes (déclaration du loyer de juillet à la CAF, déclaration fiscale) et de l’assurance du propriétaire. Écrivez-les une fois à la signature, puis laissez un seul calendrier vous les rappeler.

Le calendrier d’un bailleur, par type d’échéance

Les principales échéances d’un bailleur et la règle qui les encadre (sources officielles consultées le 4 octobre 2026)
ÉchéanceQuandCe que prévoit la règle
Révision du loyerÀ la date prévue par le bail ; l’indice de référence est celui que le bail prévoit ou, à défaut, le dernier publié à la signature.Une fois par an, uniquement si le bail contient une clause de révision, selon l’évolution de l’indice de référence des loyers ; la révision peut être demandée durant l’année qui suit la date de révision, n’est pas rétroactive, et est interdite pour les logements classés F et G dans les conditions indiquées par Service-Public.
Régularisation des chargesAu moins une fois par an, uniquement lorsque les charges donnent lieu à des provisions ; aucune régularisation lorsqu’elles sont au forfait.Lorsque des provisions sont versées, le bailleur régularise au moins une fois par an ; lorsque les charges sont payées au forfait, Service-Public précise que le forfait ne donne lieu à aucune régularisation. Un mois avant la régularisation, il communique le décompte par nature de charges ; les pièces justificatives restent à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte.
Attestation d’assurance du locataireÀ la remise des clés, puis une fois par an à la demande du propriétaire.Le locataire doit être assuré au minimum contre les risques locatifs. Faute de justificatif, le propriétaire peut engager une procédure de résiliation (commandement d’un commissaire de justice si le bail contient une clause résolutoire, puis juge), ou prévenir le locataire par courrier recommandé qu’il souscrira une assurance pour son compte, ce qu’il peut faire après un délai d’un mois ; il ne peut alors plus demander la résiliation pour ce motif.
DiagnosticsSelon la validité de chacun, et à chaque remise en location.Le DPE doit dater d’au maximum 10 ans à la signature et avoir été réalisé depuis le 1er juillet 2021 ; l’état des risques, de moins de six mois ; les autres selon les durées détaillées dans diagnostics à fournir au locataire.
Déclaration du loyer de juillet à la CAFChaque année, selon la campagne de la CAF.Si le locataire perçoit une aide au logement, le bailleur déclare en ligne le loyer de juillet dans l’espace Bailleur de « Mon compte partenaire » ; sans déclaration, la CAF indique devoir suspendre l’aide du locataire. La période de la campagne varie d’une année à l’autre : consultez le site de la CAF (attestation de loyer ou quittance).
Déclaration des revenus fonciersChaque année, à une date fixée par l’administration : vérifiez-la sur impots.gouv.fr.Pour une SCI qui loue des logements non meublés et relève des revenus fonciers : déclaration annuelle n° 2072 (formulaire S ou C), déposée en ligne, pour les loyers perçus l’année précédente ; chaque associé déclare ensuite sa quote-part. Pour une personne physique : dans sa déclaration annuelle de revenus. Aucune date n’est indiquée ici : elle change chaque année.
Fin de bailAvant la date d’expiration du bail.Pour un logement vide, le bailleur qui souhaite donner congé doit respecter un préavis de six mois ; pour un meublé, de trois mois (départ d’un locataire).
Les principales échéances d’un bailleur et la règle qui les encadre (sources officielles consultées le 4 octobre 2026)

Deux assurances à ne pas confondre

Les deux parties n’ont pas la même obligation d’assurance. Le locataire doit couvrir au moins les risques locatifs (incendie, explosion, dégât des eaux) et remettre son attestation à l’entrée, puis chaque année si le propriétaire la réclame : c’est une échéance à inscrire au calendrier de chaque bail. Le propriétaire, lui, doit souscrire une assurance de responsabilité civile en copropriété (article 9-1 de la loi du 10 juillet 1965) ; pour une maison individuelle louée, Service-Public indique que l’assurance habitation ne lui est pas imposée, mais qu’il lui revient de s’assurer que son locataire est couvert.

Le détail du fonctionnement en cas de dommage est dans intervention ou sinistre dans un logement loué.

Trois rythmes à distinguer

Schéma

Trois rythmes d’échéances

Trois colonnes. À la date de chaque bail : révision du loyer, une fois par an, uniquement si le bail contient une clause de révision ; régularisation des charges, au moins une fois par an, uniquement lorsque les charges donnent lieu à des provisions, aucune régularisation lorsqu’elles sont au forfait ; attestation d’assurance du locataire, à la remise des clés, puis une fois par an à la demande du propriétaire ; congé donné par le bailleur, préavis de six mois pour un logement vide, de trois mois pour un meublé. Chaque année, selon le calendrier de l’organisme : déclaration du loyer de juillet à la CAF, si le locataire perçoit une aide au logement, la période de la campagne variant d’une année à l’autre ; déclaration des revenus fonciers, à une date fixée chaque année par l’administration. À l’événement ou à l’échéance : diagnostics, selon la validité de chacun et à chaque remise en location ; sinistre, départ du locataire ou remise en location. Aucune date annuelle fixe n’est indiquée pour la CAF ni pour les déclarations fiscales : vérifiez les dates chaque année sur les sites officiels.

Rythme 1

À la date de chaque bail

Chaque bail a son propre jour.

  • Révision du loyer

    Une fois par an, uniquement si le bail contient une clause de révision.

  • Régularisation des charges

    Au moins une fois par an, uniquement lorsque les charges donnent lieu à des provisions ; aucune régularisation lorsqu’elles sont au forfait.

  • Attestation d’assurance du locataire

    À la remise des clés, puis une fois par an à la demande du propriétaire.

  • Congé donné par le bailleur

    Préavis de six mois pour un logement vide, de trois mois pour un meublé.

Rythme 2

Chaque année, selon le calendrier de l’organisme

Une campagne commune à tous les baux, sans date fixe d’une année sur l’autre.

  • Déclaration du loyer de juillet à la CAF

    Si le locataire perçoit une aide au logement. La période de la campagne varie d’une année à l’autre.

  • Déclaration des revenus fonciers

    Chaque année, à une date fixée par l’administration.

Rythme 3

À l’événement ou à l’échéance

Selon ce qui survient ou ce qui arrive à expiration.

  • Diagnostics

    Selon la validité de chacun, et à chaque remise en location.

  • Sinistre, départ du locataire, remise en location

    Dès que l’événement survient.

Aucune date annuelle fixe n’est indiquée pour la CAF ni pour les déclarations fiscales. Vérifiez les dates chaque année sur les sites officiels.

Sources : Révision annuelle du loyer en logement vide (Service-Public.fr) ; Charges à payer par le locataire (charges locatives ou récupérables) (Service-Public.fr) ; Article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (charges locatives) (Légifrance) ; Obligation d'assurance habitation du locataire (Service-Public.fr) ; Article 15 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (congé : bailleur et locataire) (Légifrance) ; Article 25-8 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (congé en location meublée) (Légifrance) ; Campagne de la télédéclaration des loyers (bailleurs) (Caisse d'allocations familiales) ; Société civile immobilière (SCI) (impots.gouv.fr).Vérifié le 6 octobre 2026.

Les échéances propres à chaque bail sont celles qui se perdent le plus facilement : chaque bail a son propre jour. Le suivi mensuel des paiements est expliqué dans suivre les paiements de loyers.

Un calendrier fiable se construit en cinq gestes

  • À la signature de chaque bail, noter toutes les dates : anniversaire, révision, régularisation des charges, première demande d’attestation d’assurance, fin du préavis possible.
  • Pour chaque logement, noter les dates de validité des diagnostics.
  • Pour chaque structure, noter les échéances fiscales de l’année après les avoir vérifiées.
  • Prévoir un rappel avant chaque échéance, pas seulement le jour même.
  • Faire une revue rapide par trimestre pour contrôler que rien n’a glissé.

Ce que change un agenda d’échéances

Dans Résonance Locative, un agenda d’échéances rassemble ce qui arrive bientôt et ce qui demande votre attention : un bail arrivant à échéance, un préavis en cours, une révision de loyer à examiner, une régularisation de charges à finaliser, une assurance ou un diagnostic expiré ou à renouveler, un permis de louer à renouveler, un état des lieux de sortie à préparer. Le tableau de bord ne remplace ni votre expert-comptable pour les dates fiscales, ni votre jugement : il vous évite de porter ces échéances de tête et vous les remet sous les yeux au bon moment.

À retenir

  • Trois rythmes : à la date de chaque bail, à date fixe pour tous, et à l’événement.
  • La révision du loyer se demande dans l’année qui suit sa date, n’est pas rétroactive et est interdite pour les logements F et G.
  • Les charges se régularisent au moins une fois par an, avec un décompte communiqué un mois avant.
  • Le locataire justifie de son assurance à la remise des clés puis chaque année à la demande du bailleur ; en copropriété, le propriétaire doit aussi être assuré en responsabilité civile.
  • Vérifiez les dates fiscales de l’année sur impots.gouv.fr avant de les inscrire dans votre calendrier.

Questions fréquentes

Puis-je demander chaque année l’attestation d’assurance du locataire ?

Oui. D’après Service-Public, le locataire prouve son assurance à la remise des clés, puis une fois par an si le propriétaire le demande.

Que faire si le locataire n’a pas d’assurance ?

Le propriétaire peut résilier le bail par mise en demeure et procédure judiciaire, ou souscrire une assurance pour le locataire, qui dispose d’un mois pour s’assurer et doit rembourser la prime, majorée au maximum de 10 %.

Le propriétaire doit-il être assuré ?

En copropriété, oui : chaque copropriétaire doit avoir une assurance de responsabilité civile. Pour une maison individuelle louée, l’assurance habitation n’est pas imposée au propriétaire (Service-Public), qui doit en revanche s’assurer que son locataire est couvert.

Comment réviser le loyer ?

Uniquement si le bail contient une clause de révision : une fois par an, selon l’évolution de l’indice de référence des loyers publié chaque trimestre par l’Insee. La révision peut être demandée durant l’année qui suit sa date ; elle n’est pas rétroactive.

Sources officielles

Pour aller plus loin