Documents à demander à un candidat locataire : la liste autorisée

La règle : une liste limitative

Le bailleur ne peut demander au candidat à la location, ou à sa caution, que les pièces énumérées dans les annexes du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. L’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 renvoie en effet à ce décret pour fixer la liste. Les pièces peuvent être produites en copie, rédigées ou traduites en français, et le bailleur peut demander à voir les originaux.

Service-Public et la CNIL rappellent la sanction : demander un justificatif non autorisé expose à une amende administrative maximale de 3 000 € pour une personne physique et de 15 000 € pour une personne morale. Selon l’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989, cette amende est prononcée par le représentant de l’État dans le département (le préfet), après que l’intéressé a pu présenter ses observations.

Les pièces que vous pouvez demander au candidat

Cette liste est reprise de l’annexe I du décret telle que publiée sur Légifrance. Elle est donnée pour vous aider à vous repérer, pas pour se substituer au texte : en cas de doute sur une pièce, c’est le texte officiel qui s’applique.

Les pièces demandées à la caution

Lorsqu’un candidat présente un garant, l’annexe II du décret fixe une liste distincte, proche de celle du candidat mais plus courte, selon que la caution est une personne physique ou une personne morale.

• Caution personne physique : une pièce d’identité, un justificatif de domicile, un justificatif d’activité professionnelle et un justificatif de ressources, dans les catégories prévues à l’annexe II.
• Caution personne morale : un extrait K bis original de moins de trois mois (ou un document équivalent attestant de l’existence légale) et une pièce d’identité du représentant.

Le détail de la caution, de la caution solidaire et de la garantie Visale est traité dans garant, caution et Visale : comment s’y retrouver.

Ce que vous ne pouvez pas demander

Toute pièce qui ne figure pas dans la liste est exclue. La CNIL donne pour exemples un jugement de divorce, un extrait de casier judiciaire, un contrat de mariage, la carte Vitale, le livret de famille ou encore les relevés de compte bancaire. La liste n’est pas exhaustive : le critère n’est pas de savoir si un document est « sensible », mais s’il figure dans les annexes.

Une liste identique pour tous : pourquoi et comment

Demander les mêmes pièces à tous les candidats a deux avantages. Cela vous protège d’une demande hors liste faite par habitude ou par prudence excessive, et cela rend vos décisions comparables : vous évaluez des dossiers qui contiennent les mêmes éléments. La lecture de ces pièces est l’objet de l’article suivant, comment étudier un dossier de location.

Les pièces des candidats sont des données personnelles

Les documents qu’un candidat vous remet contiennent des informations sur son identité, ses revenus et sa situation. La CNIL recommande de ne pas les conserver indéfiniment, en particulier lorsque le candidat n’est pas retenu. Son référentiel sur la gestion locative (adopté le 6 mai 2021) cite, à titre d’exemple, une durée de trois mois en base active pour les pièces de solvabilité d’un candidat non retenu. Ce texte s’adresse aux professionnels et ne fixe pas un seuil légal, mais il constitue un repère utile à tout bailleur. Les documents que vous remettez, vous, au locataire figurent dans le dossier complet du bailleur.

Ce que change un suivi centralisé des candidats

Les candidatures trouvent leur place dès le début du parcours locatif dans Résonance Locative : les informations utiles à votre décision sont conservées au même endroit, rattachées au logement concerné, puis au locataire et au bail lorsque la candidature aboutit. Vous gardez ainsi la trace de ce qui a été demandé et reçu, sans multiplier les pièces jointes dans votre messagerie. L’outil ne tranche pas à votre place : il vous aide à rester cohérent.