Bail et documents
Diagnostics à fournir au locataire : la liste selon votre logement
Le dossier de diagnostic technique est annexé au bail.
10 min de lecture
Bien démarrer et s'organiser
Documents à remettre au locataire et à conserver : le dossier complet du bailleur
Au départ d’un locataire, la question n’est presque jamais « avons-nous un bail ? » mais « où est la dernière attestation d’assurance, et quel état des lieux fait foi ? ». Un dossier dispersé se paie en recherches, en échanges inutiles et parfois en désaccords difficiles à trancher. Voici ce qu’un bailleur remet, ce qu’il a intérêt à conserver, et comment tout retrouver en quelques secondes.
Par Résonance LocativePublié le 8 min de lecture
Réponse rapide
À la signature, le bailleur remet le bail écrit et ses annexes (notice d’information, états des lieux, attestation d’assurance, diagnostics) ; en cours de bail, la quittance sur demande et les justificatifs de charges. À côté de ces obligations, il conserve les preuves de sa gestion. Rangez le tout par logement et par structure.
Ce que le bailleur doit remettre au locataire
Service-Public distingue les documents joints au bail, le dossier de diagnostic technique et les documents qui s’ajoutent en cours de location. Pour l’ordre dans lequel tout cela s’enchaîne, voir bien démarrer dans la gestion locative. Un logement vide et un logement meublé partagent l’essentiel de cette liste ; le meublé ajoute l’inventaire du mobilier (voir bail vide ou bail meublé).
| Document | Quand | À préciser |
|---|---|---|
| Bail écrit | À la signature | Rédigé par écrit et signé en un original pour chaque partie, selon le contrat type fixé par décret. |
| Notice d’information | Annexée au bail | Document officiel annexé au contrat. |
| État des lieux d’entrée | À la remise des clés | L’état des lieux de sortie est établi au départ ; voir l’état des lieux complet. |
| Attestation d’assurance contre les risques locatifs | Annexée au bail | Justificatif relatif à l’assurance du locataire. |
| Informations sur l’accès à la télévision et à internet | Annexées au bail | Équipements d’accès (TNT, fibre) présents dans le logement. |
| Acte de cautionnement | Annexé au bail | Seulement si une caution est exigée ; voir garant, caution et Visale. |
| Grille de vétusté | Annexée au bail | Seulement si elle a été convenue entre les parties. |
| Extrait du règlement de copropriété | Annexé au bail | Passages relatifs à la destination de l’immeuble, à la jouissance des parties privatives et à la quote-part des charges, si le logement est en copropriété. |
| Inventaire et état détaillé du mobilier | À la signature, puis à la sortie | Location meublée uniquement. |
| Autorisation ou déclaration de mise en location | Selon la commune | Seulement dans les zones où le dispositif a été institué. |
Le dossier de diagnostic technique
Il est joint au bail et se compose, selon le logement, du diagnostic de performance énergétique (DPE), du constat de risque d’exposition au plomb, de l’état de l’installation intérieure d’électricité et de gaz lorsque l’installation a plus de quinze ans, de l’état des risques, et d’un diagnostic bruit dans les zones concernées. La liste dépend de l’âge et de la situation du logement : elle est détaillée dans diagnostics à fournir au locataire.
Pendant la location : quittances et justificatifs de charges
- Les quittances sont remises gratuitement sur demande du locataire ; elles détaillent les sommes versées en distinguant le loyer et les charges (quittance de loyer : quand et comment l’envoyer).
- Les justificatifs de charges : lorsque les charges sont récupérées au réel, le bailleur communique notamment le budget prévisionnel, le décompte par nature de charges et le mode de répartition. Lorsque les charges sont au forfait, le montant est établi selon la liste des charges locatives.
Ce qu’il est utile de conserver, au-delà de l’obligation de remise
La liste précédente décrit ce qu’il faut remettre. Elle ne dit pas tout ce qu’il faut pouvoir retrouver. Les éléments ci-dessous relèvent de la bonne pratique : ils ne sont pas tous imposés par un texte, mais ce sont eux que l’on cherche en cas de désaccord ou de départ.
| Élément | Nature | Pourquoi le garder |
|---|---|---|
| Bail signé, annexes et avenants | À remettre ; à conserver en bonne pratique | C’est la référence de toute discussion sur les conditions de la location. |
| États des lieux signés et photos datées | À établir ; à conserver en bonne pratique | Ils servent de comparaison à la sortie. |
| Quittances et relevés de paiements | Quittance sur demande ; suivi en bonne pratique | Ils prouvent ce qui a été versé et à quelle période. |
| Justificatifs de charges et régularisations | À communiquer ; à conserver en bonne pratique | Ils répondent aux questions du locataire sur les charges. |
| Courriers, relances, preuves d’envoi | Bonne pratique | Ils datent chaque étape en cas de difficulté de paiement. |
| Attestations d’assurance successives | Bonne pratique | Elles montrent que l’assurance du locataire a été justifiée dans le temps. |
| Factures de travaux et d’interventions | Bonne pratique | Elles documentent l’entretien et les sinistres du logement. |
| Diagnostics et leur date de validité | À remettre ; suivi en bonne pratique | Un diagnostic périmé se remarque rarement avant qu’on vous le demande. |
Les documents des candidats : ne gardez que ce qui est utile
Les pièces fournies par les candidats sont des données personnelles. La CNIL rappelle que certains documents ne peuvent pas être demandés (livret de famille, carte Vitale, relevés de compte bancaire, contrat de mariage, jugement de divorce, extrait de casier judiciaire) et que l’exigence d’un justificatif non autorisé expose à une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. La liste autorisée est détaillée dans documents à demander à un candidat locataire.
Côté conservation, le bon réflexe est de ne pas garder indéfiniment les pièces des candidats non retenus. Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative (adopté le 6 mai 2021) donne des exemples de durées « en principe adéquates » : trois mois en base active pour les pièces de solvabilité d’un candidat non retenu ; pour le candidat devenu locataire, la durée du bail jusqu’à la clôture de ses comptes, puis un archivage de trois ans en gestion directe (cinq ans en gestion déléguée ou semi-déléguée). Ce texte s’adresse aux professionnels et ne fixe pas des seuils légaux, mais il constitue un repère utile à tout bailleur ; une durée plus longue doit rester justifiée (obligation légale, preuve en cas de litige).
Une arborescence simple pour tout retrouver
Le rangement le plus fiable suit la réalité de votre patrimoine : on retrouve un document en suivant le chemin structure, logement, bail, puis nature du document.
Une arborescence type, à reproduire à l’identique pour chaque logement
- Une structure par propriétaire juridique (vous en nom propre, chaque SCI) : ses statuts et ses documents de gestion restent à ce niveau.
- Un dossier par logement : diagnostics, règlement de copropriété, assurance du propriétaire.
- Un sous-dossier par bail : bail signé, annexes, états des lieux, assurance du locataire, acte de caution.
- Un sous-dossier « vie du bail » : quittances, charges, courriers, révisions de loyer.
- Des noms de fichiers qui commencent par la date (AAAA-MM-JJ) puis la nature du document.
Ce que change la centralisation des documents
Quand les documents vivent dans plusieurs outils, la recherche prend le pas sur la gestion. Dans Résonance Locative, vos documents restent organisés avec les éléments auxquels ils se rapportent : le logement, le locataire, le bail. Votre historique se conserve dans le temps, et des alertes signalent par exemple un diagnostic ou une assurance à renouveler. Le logiciel ne décide pas de ce qui est obligatoire à votre place : il garde chaque pièce à portée de main pour que vous puissiez l’appliquer. Avec plusieurs biens, la méthode est la même : voir gérer plusieurs logements.
À retenir
- Le bail est écrit, signé en un original par partie, avec ses annexes : notice d’information, états des lieux, assurance, diagnostics et, selon le cas, caution, grille de vétusté et extrait de règlement de copropriété.
- Les quittances se remettent gratuitement sur demande ; les charges se justifient selon qu’elles sont au réel ou au forfait.
- Au-delà de ces obligations, conservez les preuves de votre gestion : états des lieux, paiements, courriers, assurances, factures.
- Ne gardez pas indéfiniment les pièces des candidats non retenus : la CNIL cite trois mois comme durée en principe adéquate.
- Rangez par structure, logement, bail, puis nature de document, avec un nommage constant.
Questions fréquentes
Dois-je remettre un exemplaire du bail à chaque partie ?
Oui. Le contrat est rédigé par écrit et signé en un original pour chaque partie : le locataire et le bailleur conservent chacun le leur.
Quels diagnostics faut-il joindre au bail ?
Le dossier de diagnostic technique comprend le diagnostic de performance énergétique, le constat de risque d’exposition au plomb, l’état de l’électricité et du gaz si l’installation a plus de quinze ans, l’état des risques et, dans les zones concernées, un diagnostic bruit. Voir diagnostics à fournir au locataire.
La quittance doit-elle être envoyée chaque mois sans demande ?
Elle est obligatoire sur demande du locataire et gratuite. Voir quittance de loyer : quand et comment l’envoyer.
Que faire des dossiers de candidats que je n’ai pas retenus ?
Ne les conservez pas sans limite de durée. Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative cite, à titre d’exemple, trois mois en base active pour les candidats non retenus ; il vise les professionnels, mais reste un bon repère.
Sources officielles
- Location immobilière : documents remis par le propriétaire — Service-Public.fr, consulté le 4 octobre 2026
- Décret n° 2026-596 du 6 juillet 2026 modifiant le décret n° 2015-587 relatif aux contrats types de location (article 1) — Légifrance, consulté le 4 octobre 2026
- Contrat type de location de logement à usage de résidence principale — ANIL, consulté le 4 octobre 2026
- Location d'un bien immobilier : quels justificatifs peut-on demander aux candidats ? — CNIL, consulté le 4 octobre 2026
- Référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative (adopté le 6 mai 2021) — CNIL, consulté le 4 octobre 2026
Pour aller plus loin
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