Quittance de loyer : obligation, contenu et envoi par le bailleur

Ce que dit la loi

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 tient en quelques lignes, que l’on peut résumer en cinq règles. Sur demande du locataire, le bailleur (ou son mandataire) remet une quittance sans la faire payer. Elle indique les sommes reçues, avec le loyer d’un côté et les charges de l’autre. Aucun frais de gestion ne peut être mis à la charge du locataire pour l’avis d’échéance ou pour la quittance. La remise sous forme dématérialisée n’est possible qu’avec l’accord exprès du locataire. Enfin, quand le locataire ne règle qu’une partie de la somme due, le bailleur lui remet un reçu.

Selon l’article 3-4 de la loi du 6 juillet 1989, que résume Service-Public, un bailleur ou un intermédiaire qui refuse d’établir un bail conforme ou de délivrer la quittance ou le reçu prévu à l’article 21, ou qui dissimule ces obligations, encourt jusqu’à un an de prison et 20 000 € d’amende. Pour une personne morale, l’amende est calculée selon l’article 131-38 du Code pénal : Service-Public indique jusqu’à 100 000 €. Ce sont des maximums, que le juge apprécie selon les faits.

Quittance, reçu : ne pas confondre

Le contenu d’une quittance

Seule une exigence est inscrite dans la loi : le détail des sommes versées, avec la distinction entre loyer et charges. Tout le reste relève de la bonne pratique, mais c’est ce qui rend la quittance utilisable par le locataire (dossier de location, démarches administratives) et par vous (traçabilité).

Quand et comment l’envoyer

Puisque l’obligation naît de la demande, l’essentiel est de pouvoir répondre vite. Si vous souhaitez en plus envoyer systématiquement la quittance à chaque paiement, par e-mail, faites-le avec l’accord exprès du locataire : c’est la condition que pose la loi pour la transmission dématérialisée. Notez cet accord par écrit, une fois, et conservez-le avec le bail.

Les cas particuliers

• Paiement partiel : un reçu est obligatoire ; la quittance n’atteste que le paiement des sommes dues.
• Retard de paiement : Service-Public précise que le propriétaire n’a pas le droit de facturer des frais de retard au locataire (pour les baux signés, renouvelés ou reconduits depuis le 27 mars 2014).
• Bailleur société : la quittance émane du bailleur ; elle est donc établie au nom de la société, généralement signée par son représentant.
• Frais d’envoi : aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire.

Les documents voisins de la quittance (attestation de paiement, attestation destinée à la CAF) sont expliqués dans attestation de loyer ou quittance. Les règles de durée, de préavis et de dépôt selon le type de bail figurent dans bail vide ou bail meublé.

Ce que change une quittance liée au paiement

Dans Résonance Locative, la quittance est rattachée au paiement enregistré : lorsque le paiement le permet, vous la retrouvez sans avoir à reconstruire le document chaque mois, et elle peut être transmise par e-mail. Un paiement partiel est signalé comme tel, avec le reste dû. L’outil produit le document à partir de données que vous avez saisies : c’est à vous de vous assurer qu’elles sont exactes et que le locataire a donné son accord à un envoi dématérialisé.